Greenhouse
- Sitz: New York, Vereinigte Staaten von Amerika
- Kategorie: Recruiting
- Rechtsgrundlage: Einwilligungspflichtig
Was ist Greenhouse?
Greenhouse ist eine cloudbasierte Recruiting-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Einstellungsprozesse zu optimieren. Sie bietet eine umfassende Plattform, die den gesamten Bewerbungszyklus abdeckt – von der Stellenausschreibung über das Bewerbermanagement bis hin zur finalen Einstellung. Greenhouse ist bekannt für seine benutzerfreundlichen und anpassbaren Workflows, die Unternehmen helfen, das Recruiting strukturiert und effizient zu gestalten. Es richtet sich sowohl an kleine Unternehmen als auch an große Konzerne.
Zu den wichtigsten Funktionen von Greenhouse Recruiting gehören:
- Bewerber-Tracking-System (ATS): Greenhouse unterstützt Unternehmen dabei, Bewerber zu verfolgen, zu bewerten und zu verwalten.
- Stellenausschreibungen: Erstellen und veröffentlichen von Jobangeboten auf verschiedenen Plattformen und Jobbörsen.
- Interviewmanagement: Einfache Planung und Durchführung von Interviews, inklusive der Erstellung von Bewertungsleitfäden für Interviewer.
- Analyse- und Berichterstellung: Umfassende Berichte und Analysen zum Einstellungsprozess, um die Effizienz zu messen und zu optimieren.
- Integration mit HR-Tools: Greenhouse lässt sich in viele HR-Tools und Bewerbungsplattformen integrieren, um den Workflow zu vereinfachen.
Warum wird Greenhouse verwendet?
Greenhouse Recruiting wird verwendet, um:
- Den Rekrutierungsprozess zu beschleunigen: Durch die Automatisierung vieler Schritte des Bewerbungsprozesses (wie z. B. die Verfolgung von Bewerbungen, Interviewplanung und Kommunikation) können Unternehmen schneller qualifizierte Kandidaten einstellen.
- Mehr Struktur im Einstellungsprozess: Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, ihre Recruiting-Prozesse klar zu definieren und zu standardisieren, um sicherzustellen, dass alle Bewerber fair und effizient bewertet werden.
- Verbesserung der Bewerberkommunikation: Greenhouse erleichtert die Kommunikation mit Kandidaten, indem es automatisierte E-Mails und Erinnerungen versendet und es ermöglicht, Kandidaten-Feedback zu sammeln.
- Zentrale Verwaltung von Kandidaten: Alle Bewerberdaten werden in einer zentralen Plattform gespeichert, was den Zugriff auf Informationen für alle beteiligten HR-Teams und Abteilungen erleichtert.
- Datengesteuerte Entscheidungen: Durch die umfassenden Berichts- und Analysefunktionen können Unternehmen datengestützte Entscheidungen treffen, um ihre Rekrutierungsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
Welche Daten werden verarbeitet?
Greenhouse Recruiting verarbeitet verschiedene personenbezogene Daten, die im Rahmen des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses gesammelt werden. Diese Daten umfassen:
- Bewerberdaten:
- Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und andere Kontaktinformationen.
- Lebenslaufdaten: Berufserfahrung, Ausbildung, Fähigkeiten und Referenzen.
- Bewerbungsschreiben und andere Anhänge.
- Bewerbungshistorie und Interviewbewertungen.
- Soziale Medien-Profile (sofern vom Bewerber angegeben).
- Interview- und Bewertungsdaten:
- Interviewbewertungen und Kommentare von Interviewern.
- Ergebnisse von Bewertungstests oder Assessments.
- Planungs- und Interviewdaten.
- Technische und analytische Daten:
- Daten über die Nutzung der Plattform, wie IP-Adressen, Geräteinformationen und Log-Daten.
- Informationen über die Effizienz des Einstellungsprozesses, wie z. B. Zeit bis zur Einstellung, Anzahl der Bewerbungen pro Stelle, und andere relevante Kennzahlen.
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Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung
Die Grundlage für die Verarbeitung der Daten ergibt sich aus der DSGVO in Kombination mit dem TDDDG, wobei die DSGVO vorrangig ist, sollte es mal zu Kollisionen kommen.
Die DSGVO regelt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und das TDDDG fokussiert sich auf den Zugriff auf das Endgerät, also z.B. den Einsatz von Cookies.
Wann besteht eine Einwilligungspflicht?
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur dann rechtmäßig, wenn mindestens eine der Rechtsgrundlagen (a, b, c, d, e, oder f) des Art. 6 Abs. 1 DSGVO erfüllt ist. Die beiden wichtigen lit. sind die folgenden:
- Die betroffene Person hat ihre Einwilligung erteilt (lit. a)
- Die Verarbeitung ist zur Wahrung deines berechtigten Interesses erforderlich (lit. f)
Gem. Art. 25 Abs. 1 TDDDG ist dann eine Einwilligung erforderlich, sobald Cookies gesetzt werden, die technisch nicht unbedingt notwendig sind.
Dabei sollte man wissen, dass damit nicht nur die bekannten, auf dem Endgerät der Nutzer platzierten Cookies gemeint sind, sondern auch sogenannte Zählpixel, die es unter anderem ermöglichen, den Useragent oder das Gerät der Nutzer zu verknüpfen oder herzuleiten.
Einwilligungspflichtig sind also alle Informationselemente, die die Identifizierung einer Person ermöglichen.
Die Anforderungen an die Einwilligungsfreiheit
Um einen einwilligungsfreien Einsatz zu gewährleisten, müssten folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Sofern eine Datenweitergabe an Dritte stattfindet:
- Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) mit dem Auftragsverarbeiter (AV), sollten Daten von diesem an Dritte weitergegeben werden.
- Der Auftragsverarbeiter nutzt die gewonnen Daten nicht für eigene Zwecke.
- er Auftragsverarbeiter verknüpft die Daten nicht über verschiedene Websites oder reichert sie an.
- Kein Einsatz von Cookies oder ähnlichen Techniken, die nicht unbedingt erforderlich sind.
- Verarbeitung von personenbezogenen Daten ausschließlich in Europa oder in Ländern, für die ein Angemessenheitsbeschluss gemäß Artikel 45 DSGVO gilt.
- Möglichkeit des Opt-outs bzw. Widerrufs sowie ausführliche Informationen über die Erhebung personenbezogener Daten in der Datenschutzerklärung.
- IP-Anonymisierung („Privacy by Default)
- Automatisches Opt-out bei Do-Not-Track-Einstellungen im Browser.
- Durchführung einer Interessensabwägung: Das berechtigte Interesse des Websitebetreibers muss die schützenswerten Interessen des Nutzers überwiegen.
- Nachweis der erfolgten Punkte 1-7 durch den Website-Betreiber
Beachte, dass die IP-Adresse generell ein personenbezogenes Datum darstellt. Falls du verhindern willst, dass personenbezogene Daten übermittelt werden, musst du immer dafür sorgen, dass die IP-Adresse verschleiert wird.
Solange nicht klar ist, ob/dass Daten von einem sicheren Server-Standort aus erhoben werden, ist die Vereinbarkeit mit der DSGVO schwierig.
Bei amerikanischen Unternehmen und deren Töchter ist es zusätzlich wichtig den Fakt zu berücksichtigen, dass Daten die von Töchtern erhoben werden, auch in die USA weitergeleitet und dort verarbeitet werden. Amerikanische Unternehmen sind seit dem EuGH Urteil zum Privacy Shield einem unsicheren Drittland zugehörig. Sollten die Unternehmen dem derzeitigen Data Privacy Framework (DPF) zugehörig sein, heißt auch das nicht, dass jeder der vom Unternehmen zugehöriger Service unbedenklich zu nutzen ist. Erst recht nicht ohne die Zustimmung der Nutzer.
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Zertifizierung durch das Data Privacy Framework (DPF)
Greenhouse ist Teil des EU-U.S. Data Privacy Frameworks (ehemals Privacy Shield) und hat sich für den sicheren Datentransfer zwischen der EU und den USA zertifizieren lassen. Dies bedeutet, dass Greenhouse sich verpflichtet, den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten, wenn Daten von der EU in die USA übertragen werden, und dass es die erforderlichen Datenschutzstandards einhält.
Warum ist Greenhouse einwilligungspflichtig?
Greenhouse verarbeitet eine Vielzahl von personenbezogenen Daten, insbesondere von Bewerbern und Mitarbeitern. Diese Daten fallen unter die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die strenge Vorschriften für die Verarbeitung personenbezogener Daten festlegt. Daher ist der Service einwilligungspflichtig, und Unternehmen, die Greenhouse verwenden, müssen sicherstellen, dass sie die Anforderungen der DSGVO erfüllen.
- Einwilligung der Bewerber: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die ausdrückliche Zustimmung der Bewerber einholen, bevor deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dazu gehören die Speicherung und Verarbeitung von Lebensläufen, Bewerbungsschreiben, Kontaktdaten und Bewertungen.
- Transparenz: Bewerber müssen darüber informiert werden, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden, und wie lange diese gespeichert werden. Greenhouse bietet Unternehmen die Möglichkeit, entsprechende Datenschutzrichtlinien zu implementieren und sicherzustellen, dass die Verarbeitung der Daten transparent erfolgt.
- Rechte der Betroffenen: Bewerber haben das Recht, auf ihre gespeicherten Daten zuzugreifen, diese zu berichtigen oder zu löschen. Greenhouse muss sicherstellen, dass diese Rechte jederzeit gewährleistet sind.
- Datenübertragung: Da Greenhouse ein international tätiges Unternehmen ist, das auch außerhalb der EU ansässig ist, müssen Datenübertragungen zwischen verschiedenen Regionen DSGVO-konform sein.
Fazit zur datenschutzkonformen Verwendung von Greenhouse
Greenhouse Recruiting ist eine umfassende und effiziente Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihren Rekrutierungsprozess zu verbessern und zu automatisieren. Die zentrale Verwaltung von Bewerberdaten, die effiziente Kommunikation und die Möglichkeit, datengestützte Entscheidungen zu treffen, machen Greenhouse zu einer wertvollen Ressource für HR-Teams.
Jedoch muss die Plattform in Übereinstimmung mit den Datenschutzanforderungen der DSGVO genutzt werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Einwilligung der Bewerber zur Verarbeitung ihrer Daten einholen und transparent über die Art und Weise der Datenverarbeitung informieren. Mit der Zertifizierung im Rahmen des EU-U.S. Data Privacy Frameworks hat Greenhouse Maßnahmen getroffen, um den internationalen Datenschutzstandard zu gewährleisten.
Insgesamt ist Greenhouse Recruiting eine gute Lösung für das Bewerbermanagement, die datenschutzkonform genutzt werden muss, um sowohl den rechtlichen Anforderungen als auch den Erwartungen der Bewerber gerecht zu werden.
