Hubspot
Das Allrounder-Tool aus den USA
Hubspot
Hubspot dient als CMS, CRM, Werbe-, Tracking und Leadtool
- Sitz: Cambridge, Massachusetts, Vereinigte Staaten
- Kategorie: CMS-Allrounder
- Rechtsgrundlage: Abhängig vom Tool, größtenteils mit Einwilligung via Consent Management Plattform (CMP)
Was ist Hubspot?
Hubspot ist ein Unternehmen, das eine umfassende Plattform für Inbound-Marketing, Vertrieb und Kundenservice anbietet. Die Hubspot-Plattform wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Marketing-, Vertriebs- und Kommunikationsaktivitäten zu optimieren, zu automatisieren und zu verwalten. Außerdem kann mit Hubspot auch die eigene Website erstellt und verwaltet werden.
Welche Funktionen bietet Hubspot an?
Hubspot verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz für das Kundenmanagement und setzt dies in der Zusammensetzung folgender Bereiche um:
- Marketing Hub: Dieser Teil konzentriert sich auf Inbound-Marketing-Tools. Dazu gehören Funktionen wie E-Mail-Marketing, Social Media Management, Lead-Generierung, Marketing-Automatisierungen und Analyse.
- Sales Hub: Das Sales Hub bietet Tools für den Vertrieb, darunter Funktionen zur Verwaltung von Kontakten, Lead-Pipeline-Management, E-Mail Tracking und Deal- und Angebotsmanagement.
- Service Hub: Dieser Teil von Hubspot ist auf den Kundenservice ausgerichtet. Hier finden sich Tools für die Organisation von Kundenanfragen, Ticketing, Kundenfeedback und einem Live-Chat.
- CMS Hub: Das Content Management System (CMS) von Hubspot ermöglicht es Unternehmen, ihre Website zu erstellen, zu verwalten und zu optimieren. Das Hubspot-CMS ist eng mit den anderen Tools vernetzt, um bestmöglichen Nutzen aus allen Tools zu ziehen.
- Operations Hub: Dieses Tool bietet Möglichkeiten zur weiteren Automatisierung von Geschäftsprozessen, Datenintegrationen und Benutzerrechten.
Welche Daten werden verarbeitet?
Die Daten die Hubspot von den Nutzern deiner Website verarbeitet, sind die folgenden:
- IP-Adresse
- Standort
- Angesehene Elemente
- Browserinformationen
- Bildschirmauflösung
- Name, Vorname, E-Mail, Telefonnummer (Formulare und CRM)
- Dauer des Besuchs
- Browser-Typ
- Geräteerkennung
- Betriebssystem
- Leistungsdaten
- Internetanbieter
- Zeitpunkt des Zugriffs
- Spracheinstellungen
- Besuchte Websites/Unterseiten
- Datum/Uhrzeit des Zugriffs
- Klicks, Scrolls und Mausbewegung
Hierbei ist beachten, dass nicht in allen Bereichen von Hubspot die komplette Liste an Daten erhoben und verarbeitet werden.
Was jedoch auffällt: Datensparsam ist das Unternehmen in der Nutzung seiner Tools nicht. Bei der Nutzung von Forms oder dem CRM von Hubspot, können eigenständig noch weitere Datensätze vom Betreiber der Website hinzugefügt werden.
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Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung
Die Grundlage für die Verarbeitung der Daten ergibt sich aus der DSGVO in Kombination mit dem TDDDG, wobei die DSGVO vorrangig ist, sollte es mal zu Kollisionen kommen.
Die DSGVO regelt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und das TDDDG fokussiert sich auf den Zugriff auf das Endgerät, also z.B. den Einsatz von Cookies.
Wann besteht eine Einwilligungspflicht?
Personenbezogene Daten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur dann rechtmäßig, wenn mindestens eine der Rechtsgrundlagen (a, b, c, d, e, oder f) des Art. 6 Abs. 1 DSGVO erfüllt ist. Die beiden wichtigen lit. sind die folgenden:
- Die betroffene Person hat ihre Einwilligung erteilt (lit. a)
- Die Verarbeitung ist zur Wahrung deines berechtigten Interesses erforderlich (lit. f)
Cookies
Gem. Art. 25 Abs. 1 TDDDG ist dann eine Einwilligung erforderlich, sobald Cookies gesetzt werden, die technisch nicht unbedingt notwendig sind.
Dabei sollte man wissen, dass damit nicht nur die bekannten, auf dem Endgerät der Nutzer platzierten Cookies gemeint sind, sondern auch sogenannte Zählpixel, die es unter anderem ermöglichen, den Useragent oder das Gerät der Nutzer zu verknüpfen oder herzuleiten.
Einwilligungspflichtig sind also alle Informationselemente, die die Identifizierung einer Person ermöglichen.
Die Anforderungen an die Einwilligungsfreiheit
Um einen einwilligungsfreien Einsatz zu gewährleisten, müssten folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Sofern eine Datenweitergabe an Dritte stattfindet:
a) Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) mit dem Auftragsverarbeiter (AV), sollten Daten von diesem an Dritte weitergegeben werden.
b) Der Auftragsverarbeiter nutzt die gewonnen Daten nicht für eigene Zwecke.
c) Der Auftragsverarbeiter verknüpft die Daten nicht über verschiedene Websites oder reichert sie an. - Kein Einsatz von Cookies oder ähnlichen Techniken, die nicht unbedingt erforderlich sind.
- Verarbeitung von personenbezogenen Daten ausschließlich in Europa oder in Ländern, für die ein Angemessenheitsbeschluss gemäß Artikel 45 DSGVO gilt.
- Möglichkeit des Opt-outs bzw. Widerrufs sowie ausführliche Informationen über die Erhebung personenbezogener Daten in der Datenschutzerklärung.
- IP-Anonymisierung („Privacy by Default)
- Automatisches Opt-out bei Do-Not-Track-Einstellungen im Browser.
- Durchführung einer Interessensabwägung: Das berechtigte Interesse des Websitebetreibers muss die schützenswerten Interessen des Nutzers überwiegen.
- Nachweis der erfolgten Punkte 1-7 durch den Website-Betreiber
IP-Adresse
Beachte, dass die IP-Adresse generell ein personenbezogenes Datum darstellt. Falls du verhindern willst, dass personenbezogene Daten übermittelt werden, musst du immer dafür sorgen, dass die IP-Adresse verschleiert wird.
Server-Standort
Solange nicht klar ist, ob/dass Daten von einem sicheren Server-Standort aus erhoben werden, ist die Vereinbarkeit mit der DSGVO schwierig.
Firmensitz
Bei amerikanischen Unternehmen und deren Töchter ist es zusätzlich wichtig den Fakt zu berücksichtigen, dass Daten die von Töchtern erhoben werden, auch in die USA weitergeleitet und dort verarbeitet werden. Amerikanische Unternehmen sind seit dem EuGH Urteil zum Privacy Shield einem unsicheren Drittland zugehörig. Sollten die Unternehmen dem derzeitigen Data Privacy Framework (DPF) zugehörig sein, heißt auch das nicht, dass jeder der vom Unternehmen zugehöriger Service unbedenklich zu nutzen ist. Erst recht nicht ohne die Zustimmung der Nutzer.
Hubspot muss Bestandteil deiner Datenschutzerklärung sein!
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Warum ist Hubspot einwilligungspflichtig?
- Das Vorgehen zur Optimierung von Prozessen von Hubspot beruht auf dem Tracking und der Identifikation der Nutzer
- Es werden Cookies gesetzt (dadurch ist gem. TDDDG eine Einwilligung erforderlich)
- Die IP-Adresse wird verarbeitet
- Es werden zahlreiche weitere personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert
- Erhobene personenbezogene Daten werden in die USA weitergeleitet.
Damit liegen Verstöße gegen die oben genannten Punkte 2, 3 und 6 vor. Eine Einwilligungsfreiheit kann nicht begründet werden.
Fazit zur datenschutzkonformen Nutzung von Hubspot
Im Verlauf des Beitrags wird dir sicher schon aufgefallen sein, dass Hubspot auf dem Papier mit all seinen Funktionen und Möglichkeiten zwar zu schön klingt, um wahr zu sein, jedoch in der datenschutzrechtlichen Betrachtung einige Risiken und Mängel aufweist.
Die aufgeführten Informationen zur Datenerhebung durch Hubspot senden ein klares Signal:
Ausschließlich mit Einwilligung.
Zudem ist es generell notwendig, einen AV-Vertrag mit Hubspot abzuschließen. Speziell, wenn es als CMS und CRM verwendet wird.
Bei der Nutzung von über Hubspot erstellten Formularen ist es zudem notwendig, sog. Zwei-Klick-Lösungen zu verwenden. Diese sollten so konfiguriert sein, dass jegliche Datenverbindung zu Hubspot Servern so lange blockiert wird, bis der Nutzer der Weiterleitung und der Verarbeitung informiert zugestimmt hat. Hubspot selbst bietet hierzu leider keine hauseigene Lösung an.
Abschließend lässt sich sagen, dass bei der Nutzung von Hubspot, egal in welchem Maße, möglichst datensparsam gearbeitet werden sollte und für jede, nicht unbedingt notwendige Datenerhebung eine Einwilligung eingeholt wird.
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